Adjoint administratif des opérations | Administrative Operations Assistant

• Gérer le processus de facturation en veillant à ce que les factures soient émises de manière précise et en temps voulu.
• Saisir avec précision les données et les informations pertinentes dans le système informatique de l'entreprise.
• Coordonner le processus de collecte des feuilles de temps auprès des employés concernés.
• Assister le département des opérations dans l'exécution d'autres tâches administratives ou opérationnelles selon les besoins.
• Générer des rapports pour les clients.
• Effectuer d’autres tâches connexes en lien avec le poste.

• Diplôme d'études secondaires ou diplôme d'études collégiales dans une discipline reliée au travail;
• Expérience antérieure dans un rôle administratif ou de soutien opérationnel préférable.
• Excellentes compétences en communication et capacité à travailler efficacement en équipe.
• Souci du détail et aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Maîtrise des outils informatiques et capacité à apprendre rapidement à utiliser de nouveaux logiciels (Suite Office, Outlook, Word, Excel).
• Pouvoir être disponible entre 9h et 17h heure de Montréal
• Excellentes aptitudes à communiquer par écrit et de vive voix en français et en anglais (un atout);

Profil idéal

• Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et à établir des priorités;
• Excellente aptitude à travailler en équipe;
• Intérêt pour le service à la clientèle;
• Autonomie;
• Fiabilité;
• Sens de l’organisation et des responsabilités;
• Respect de la confidentialité;
• Respect des échéanciers;
• Ponctualité.

A propos d’Insum :
Insum, établie en 2002, s'engage à optimiser l'utilisation des solutions Oracle afin d'accroître la productivité et de répondre aux besoins évolutifs des organisations. L'entreprise se spécialise dans le développement et le déploiement rapides et économiques de solutions professionnelles nécessitant une infrastructure technologique intégrée et des outils de développement de logiciels favorisant une approche agile et itérative. En utilisant APEX, la plateforme native de développement rapide d’applications ’Oracle, Insum révolutionne la manière dont les organisations conçoivent et déploient des applications commerciales. Axée sur le bien-être des employés, Insum offre un environnement propice à l'épanouissement professionnel. Depuis ses débuts, l'entreprise privilégie une approche collaborative, tant en interne qu'avec les clients.

Nous sommes convaincus que seule une pratique humaniste de la technologie fera de la nouvelle ère numérique une ère de progrès pour tous. Engageons-nous ensemble. Insum est convaincu de la puissance de l'intelligence collective, qui combine la richesse et la diversité des profils, des expériences et des expertises technologiques et sectorielles. C'est pourquoi nous favorisons l'égalité d'accès à l'emploi et encourageons toutes les personnes, les femmes, les minorités ethniques et visibles, les autochtones et les personnes handicapées à postuler.

SUMMARY

Job Type: Part-time: between 20/25 hours per week (4 to 5 hours per day)
Location: Possibility of working 100% remotely
Salary: Negotiable based on experience level
Benefits: Group insurance, sick days, employer retirement plan, internet and equipment allowance, etc.
Start Date: As soon as possible
 

DESCRIPTION

Insum Solutions is seeking an Administrative Operations Assistant who will be responsible for supporting operational activities by ensuring efficient billing management, accurately inputting relevant information into the system, and overseeing the timesheet entry process.

Key Responsibilities

• Manage the billing process, ensuring invoices are issued accurately and in a timely manner.
• Accurately input data and relevant information into the company's computer system.
• Coordinate the timesheet collection process from relevant employees.
• Assist the operations department in executing other administrative or operational tasks as needed.
• Generate reports for clients.
• Perform other related tasks associated with the position.

Profile Required

• High school diploma or college diploma in a related field;
• Previous experience in an administrative or operational support role preferred.
• Excellent communication skills and ability to work effectively in a team.
• Attention to detail and ability to manage multiple tasks simultaneously.
• Proficiency in computer tools and ability to quickly learn to use new software (Office Suite, Outlook, Word, Excel).
• Must be available between 9 am and 5 pm Montreal time.
• Excellent written and verbal communication skills in French and English (an asset).

Ideal Profile

• Ability to simultaneously manage multiple tasks and prioritize;
• Excellent teamwork skills;
• Interest in customer service;
• Autonomy;
• Reliability;
• Organizational and responsibility skills;
• Respect for confidentiality;
• Respect for deadlines;
• Punctuality.

About Insum:

Established in 2002, Insum is committed to optimizing the use of Oracle solutions to increase productivity and meet the evolving needs of organizations. The company specializes in rapid and cost-effective development and deployment of professional solutions requiring integrated technological infrastructure and software development tools promoting an agile and iterative approach. By using APEX, Oracle's native rapid application development platform, Insum is revolutionizing how organizations design and deploy business applications. Focused on employee well-being, Insum offers an environment conducive to professional development. Since its inception, the company has favored a collaborative approach, both internally and with clients.

We believe that only a humanistic practice of technology will make the new digital era a time of progress for all. Let's commit together. Insum is convinced of the power of collective intelligence, which combines the richness and diversity of profiles, experiences, and technological and sectoral expertise. That is why we promote equal access to employment and encourage all individuals, women, ethnic and visible minorities, Indigenous peoples, and persons with disabilities to apply.